7 Herramientas Online para realizar Teletrabajo y Formación online en tiempos de Coronavirus.

El coronavirus ha llegado a España y con él nuevas medidas por parte del gobierno:

• Fomentar el teletrabajo en las empresas.

• Suspender las clases presenciales y fomentar la formación online.

Y es entonces cuando muchos al verlo han dicho What??? ¿Y cómo puedo hacer esto?. No te preocupes, estoy aquí para echarte una mano.

Como sabes llevo muchos años trabajando mano a mano con el ordenador. Tengo clientes dentro y fuera de España y alumnos repartidos por varias partes del mundo. Me reúno con todos ellos, preparamos y ejecutamos proyectos y todo fluye funciona. La vida no se detiene.

Así que hoy estoy aquí dispuesta a compartirte las herramientas y soluciones más útiles, sencillas y económicas que utilizo día a día para desarrollar mi actividad laboral y docente sin salir de casa, y que tú también puedes utilizar desde la tuya (o desde donde quieras).

 

#1 ¿COMO PUEDO AGENDAR REUNIONES CON CLIENTES o TUTORÍAS CON ALUMNOS AUTOMÁTICAMENTE?

Aquí la herramienta por excelencia es Calendly. Esta plataforma como ellos bien dicen «te ayuda a programar reuniones sin tener que enviar decenas de correos». Básicamente funciona de la siguiente manera:

1. Creas una cuenta y le dices al programa tu disponibilidad horaria y las franjas de tiempo que pueden ocupar cada cita.
2. El cliente recibe el calendario con tus espacios disponibles (o lo puedes tener enlazado en tu web) y selecciona el que más le conviene.
3. Automáticamente al agendar la reunuón tú recibes un aviso.
   

Además esta herramienta se integra perfectamente con otras de planificación como Google Calendar y Zoom para que tengas claro siempre cuándo y con quién tienes cita.

#2 ¿DÓNDE y CÓMO HACER UNA REUNIÓN o UNA CLASE ONLINE?

Si hablamos de reuniones estoy segura de que la primera que te viene a la cabeza es Skype. Sin embargo hace tiempo que dejé de usarla para algo más que para hacer llamadas internacionales a buen precio cuando estoy de viaje.

Y si has tenido que hacer alguna masterclass online es posible que te suenen herramientas como WebinarJam, GotoMeeting, o EasyWebinar.

Sin embargo yo estoy aquí para simplificarte la vida y hacerla profesional así que vengo con una solución que lo abarca todo y además de manera gratuita.

Para mi la herramienta por excelencia para cualquier tipo de reunión o formación en directo es ZOOM. ¿Por qué? Es económica (su versión gratuita puede ser suficiente), fácil de manejar y además la apariencia es más profesional que otras aplicaciones.

Estas son las funcionalidades que la hacen ideal para reuniones y clases:

• No es necesario que los usuarios se descarguen ningún programa. Acceden a la clase/reunión a través de un enlace desde sus dispositivos.
• Voz y video en HD.
• Reuniones de hasta 100 participantes.
• Reuniones de 40 minutos ilimitadas.
• Los usuarios pueden hablar por micrófono o interactuar mediante un chat común o privados.
• Puedes agendarlas y enviar un enlace e información automáticos a sus participantes para avisarles.
• Si lo que buscas es ofrecer tu tiempo para reuniones o citas online elegidas por el cliente, zoom se integra con calendy para ofrecer este servicio gratuito.

¿Estás en casa y tienes un fondo horrible? Zoom ofrece en su versión gratuita la posibilidad de cambiarlo mediante la función “fondo virtual”, ¡como si estuvieras en la tele!. Eso sí, para esto será necesario que tengas una buena cámara frontal y un fondo liso.

¿Necesitas un poco más? Grabar automáticamente la reunión en la nube o reuniones más largas (para clases de una hora por ejemplo) es posible por sólo 15$ al mes. Esto facilitará que puedas repasar lo hablado o incluso reenviarle la grabación a alumnos y/o clientes.

 

#3 ¿CÓMO PUEDO EXPLICARLE EN VIDEO UNA TAREA/DOCUMENTO/PRESENTACIÓN ONLINE A ALGUIEN SIN NECESIDAD DE VERME CON ÉL/ELLA?

En este caso la herramienta idónea es Loom. Y creeme si te digo que cuando aprendas a usarla y todo lo que te puede ayudar cambiará tu forma de moverte online.

Para mi la principal ventaja de esta herramienta es que todo lo que grabes se guarda automáticamente en la nube (en tu cuenta de loom). No hay que descargar NADA para hacerla funcionar o compartir el contenido con otras personas.

Loom es una herramienta gratuita y online que permite grabar:

• Tu pantalla (una pestaña concreta o todo lo que vaya apareciendo en tu navegador).
• A ti. Desde la webcam puedes grabarte explicando lo que desees.
• Ambas. Se mostrará tu pantalla y todo lo que en ella vayas haciendo al tiempo que en una esquina aparecerá tu cara explicándolo todo.

 

Es ideal para:

• Grabar tutoriales. Imagina que quieres enseñarle a un cliente o un alumno cómo hacer algo concreto online paso a paso, esta es tu solución.
• Explicar documentos online. Por si necesitas enviar un informe por email y quieres incluir una explicación de voz y señalada de algún apartado.

¿Cómo funciona?

1. Crea tu cuenta.
2. Instala la extensión en chrome.
3. Abre el explorador y haz clic sobre la extensión.
4. Elige cómo quieres grabar: pantalla, tú o ambos. 
5. Haz tu grabación.
6. Quedará grabada automaticamente en la nube de loom (en tu cuenta) y el enlace al video copiado en tu portapapeles.
7. Pega el enlace en tu email, whatsapp o donde quieras compartirlo.
8. ¡Conseguido! Tu tutorial ya está listo para ser visto por otros usuarios.

Más ventajas:

• Extensión de chrome. Haz clic en ella y empieza a grabar de manera automática.
• Edición post grabación. Puedes recortar el video si crees que es necesario eliminar parte del mismo.
• Comentarios bajo el video. Tanto tú como sus receptores podéis dejar notas en un espacio dedicado para ello.
• Confirmación de visualización. Cada vez que alguien vea tu video recibirás un aviso.

 

#4 ¿CÓMO COMPARTIR DOCUMENTOS DE GRAN TAMAÑO?

Fotos, videos, carpetas llenas de documentos… muchas herramientas ponen pegas al envío de material online partir de ciertos tamaños.

La salvación siempre estará en WeTransfer. Permite envío gratuito de archivos de hasta 2GB (20 en su versión de pago). Además te envía un email de aviso cuando la persona se descarga tu contenido para que te quedes tranquilo/a de que está en su poder.

 

#5 ¿CÓMO PUEDO HACER UN TRABAJO EN LÍNEA CON COMPAÑEROS o COMPARTIR ARCHIVOS EN GRUPO?

Google Drive es tu salvación. Mediante una cuenta de gmail puedes crear tu cuenta y esto te permite:

• Guardar en su nube hasta 15GB.
• Organizar tus archivos y documentos en carpetas.
• Compartir su contenido con personas concretas o masivamente mediante un enlace automático.
• Que el contenido compartido pueda ser editado por otras personas (si lo deseas).

 

Además algo que ME ENCANTA de Google Drive es la posibilidad de crear archivos de Office (excel, power point, word…) en línea. Esto quiere decir que se crean en la nube directamente y se graban automáticamente.

¿Recuerdas cuando se te ha olvidado guardar y el ordenador implosiona y se cierra todo perdiendo tu trabajo? Como para no recordar esos momentos…

Con Google Drive eso ya no pasa. De hecho, este mismo post lo estoy escribiendo en google drive por si acaso ;).Pero eso no es todo, crear o tener documentos de office en esta plataforma permite:

• Acceso a tus documentos desde cualquier ordenador (solo tienes que iniciar tu sesión en él).
• Acceso de varios usuarios por separado o al mismo tiempo a los documentos.
• Trabajo simultáneo de varias personas sobre un mismo documento (con un chat propio interno para comentar lo que necesites).
• Tener un historial de ediciones de los documentos y de qué se ha modificado y quien.

 

Te soy sincera, desde que me enteré que esto existía no uso office de otra manera. Incluso cuando tengo una ponencia o presentación estoy tranquila, ya que sé que no dependo de un pen o un ordenador concreto para que mi presentación funcione.

 

6# ¿CÓMO PUEDO ORGANIZAR EQUIPOS DE TRABAJO Y TAREAS ESTANDO CADA UNO EN UN LUGAR?

Para mi la herramienta más efectiva y gratuita en este caso es Trello. Mediante “tableros” de trabajo (como si fueran corchos enormes en una pared) te permite organizar proyectos donde:

1. 1. Listar tareas
   2. Asignarlas a los integrantes.
   3. Añadir comentarios y enlaces.
   4. Establecer fechas de entrega
   5. Marcar como concluidas las tareas realizadas.

 

7# ¿COMO PUEDO COMUNICARME DE FORMA FÁCIL Y PRÁCTICA CON COMPAÑEROS DE TRABAJO O ALUMNOS SIN NECESIDAD DE WHATSAPP?

Whatsapp y Whatsapp Business están genial para comunicarnos con compañeros en nuestro día a día o incluso para ofrecer ciertas soluciones a nuestros clientes de una manera directa.

Sin embargo, cuando se trata de mantener conversaciones de trabajo, compartir archivos o resolver dudas de manera ordenada, no es la mejor opción. En este caso mi herramienta de elección es Slack.

Slack te permite crear “espacios de trabajo” con las siguientes ventajas:

• Crear distintos canales de conversación en función de temáticas concretas.
• Crear hilos de conversación dentro de dichos canales.
• Mantener conversaciones privadas.
• Citar a personas con @ como en Whatsapp.
• Integrar tus aplicaciones favoritas como Zoom, Trello, o Google Drive (¿te suenan? ;))

 

Como ves existen soluciones para casi todos los problemas de comunicación, organización o gestión que puedan surgir a la hora de plantearnos el teletrabajo o la formación online. 

En este caso ha sido el coronavirus lo que ha propiciado que muchas personas y empresas tengan que aprender a manejarse online a marchas forzadas y espero que, si algo bueno podemos sacar entonces de esta situación, sea todo este aprendizaje y todo lo que podemos evolucionar y ofrecer a la comunidad gracias a él.

Si esta información ha sido útil para ti te invito a compartirla con compañeros que puedan necesitarla. Cuantas más herramientas tengamos más podremos aportar y evolucionar en búsqueda de soluciones a los problemas.

Espero haberte podido ayudar a mejorar tu productividad desde casa y si aún te queda alguna duda o problema sin solución te invito a dejarmelo en los comentarios.